Aluehallintovirasto (AVI) suorittaa säännöllisiä tarkastuksia (AVIn tietopyyntö) varmistaakseen, että yritykset noudattavat toiminnassaan erityisesti työntekijöiden ajo- ja lepoaikoja koskevia lakeja ja määräyksiä. Yrityksen on tärkeää valmistautua tarkastukseen hyvin, sillä tarkastuksen sujuva läpivienti voi vaikuttaa merkittävästi yrityksen maineeseen ja toimintaan. Tässä artikkelissa käsittelemme tärkeimmät toimenpiteet, joilla yritykset voivat valmistautua tehokkaasti AVIn tietopyyntöön työsuojelun ajo- ja lepoaikatarkastusta varten. Ajo- ja lepoajoista voit lukea lisää esimerkiksi täältä!
Perehdy tarkastuksen kohteisiin
Ensimmäiseksi on tarpeen ymmärtää, mitä AVIn tietopyyntöön sisältyy. Tässä tapauksessa tarkastus kohdistuu erityisesti yrityksen työntekijöiden ajo- ja lepoaikoihin. Lisäksi on hyvä huomioida, että AVI pyytää yritykseltä kuljettajakortti- ja ajopiirturi- eli massamuistitiedostoja. Kuljettajakorttitiedostojen nimet alkavat yleensä kirjaimella C ja ajopiirturitiedostojen nimet kirjaimella M, ja kumpienkin nimet ja päättyvät tiedostotunnisteeseen: DDD. Nämä tiedostot tulee toimittaa sähköpostitse. Ajopiirturikiekkojen toimitukselle voi olla erilliset ohjeet.
Valmistaudu etukäteen ja hyödynnä IDHA-palvelua
AVIn tarkastukseen kannattaa valmistautua jo hyvissä ajoin etukäteen. IDHA-analyysityökalu tarjoaa siihen erinomaisen tilaisuuden. IDHA-palvelun avulla voit ennen AVIn tarkastusta tarkastella esimerkiksi kaikkia lepoaikarikkeitä ja pyytää kuljettajilta kuittaukset tai selitykset rikkeisiin. IDHA-palvelussa voit myös tarkastaa, että kaikkien autojen ja kuljettajien tiedot ovat saatavilla. Lisäksi IDHA-palvelusta saat helposti listat autoista ja kuljettajista toimitettaviksi AVIlle tarkastuksen yhteydessä. Tällä varmistat, että kaikki tarvittavat tiedot ovat valmiina ja helposti saatavilla AVIn tarkastuspäivänä.
Varmista dokumentaation kelvollisuus ja ajantasaisuus
Dokumentaatio on yksi keskeisimmistä AVIn tarkastuksen kohteista. Varmista, että kaikki tarvittavat asiakirjat, kuten työaikakirjanpidot, ajopäiväkirjat, lepoaikarekisterit sekä AVIn pyytämät kuljettajakortti- ja ajopiirturitiedostot, ovat kunnossa ja helposti saatavilla. Ajantasainen ja järjestelmällinen dokumentaatio osoittaa yrityksen sitoutuvan noudattamaan lainsäädäntöä.
Tee sisäinen auditointi
Ennen varsinaista tarkastusta on suositeltavaa tehdä sisäinen auditointi. Sisäisellä auditoinnilla voit tunnistaa mahdolliset puutteet ja korjata ne ajoissa. Sisäinen auditointi voi käsittää esimerkiksi työaikojen ja lepoaikojen kirjaamisen tarkastelua sekä ajopäiväkirjojen ja pyydettyjen tiedostojen läpikäyntiä.
Seuraa ohjeita ja toteuta korjaavat toimenpiteet
Tarkastuksen perusteella saatetaan antaa määräyksiä tai suosituksia korjaavista toimenpiteistä. On tärkeää seurata sellaisia ohjeita tarkasti ja toteuttaa tarvittavat toimenpiteet viipymättä. Näin varmistetaan, että mahdolliset puutteet korjataan ja että yritys toimii jatkossa lakien ja määräysten mukaisesti.
Ajopiirturikiekkojen toimitus
Ajopiirturikiekkojen toimitus AVIlle voidaan toteuttaa kätevästi paperimuodossa. Voit lähettää kiekot esimerkiksi diagrammalevyjen säilytyskotelossa, jonka voit ostaa verkkokaupastamme.
Etälatauspalvelu ja tietojen lähetys AVIlle
Suosittelemme käyttöösi etälatauspalveluamme. Sen avulla voit varmistaa kaikkien tarkastukseen tarvittavien tietojen olevan tallessa ja helposti saatavilla. Etälatauspalveluun sisältyy myös tietojen lähettäminen AVIlle. Piirla Oy:n asiakkaana voit ilmoittaa AVIn tietopyynnöstä meille, jolloin me lähetämme tiedot tarkastajalle. Näin sinun ei tarvitse huolehtia tietojen tallennuksesta, sillä palvelumme huolehtii siitä puolestasi ja vapauttaa sinut keskittymään muuhun työhösi.
Yhteenveto
Valmistautuminen AVIn tietopyyntöön työsuojelun ajo- ja lepoaikatarkastusta varten vaatii huolellisuutta ja järjestelmällisyyttä. Perehtyminen tarkastuksen kohteisiin, dokumentaation asianmukaisuuden varmistaminen, sisäinen auditointi ja korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen ovat keskeisiä toimenpiteitä, joiden avulla yritys selviytyy tarkastuksesta menestyksekkäästi. IDHA-analyysillä voit tehostaa valmistautumista entisestään ja varmistaa kaikkien tarvittavien tietojen olevan käden ulottuvilla.
AVIn tarkastukset ovat olennainen osa yritysten valvontaa, ja niihin valmistautuminen osoittaa yrityksen sitoutumista lainsäädännön noudattamiseen ja toimintansa jatkuvaan parantamiseen. Hyvin hoidettu tarkastus voi myös parantaa yrityksen mainetta sidosryhmien keskuudessa ja kasvattaa sidosryhmien luottamusta yritykseen.