AVIn tietopyyntö – Kuinka valmistautua työsuojelun ajo- ja lepoaikatarkastusta varten? 

Aluehallintovirasto (AVI) suorittaa säännöllisiä tarkastuksia (AVIn tietopyyntö) varmistaakseen, että kuljetusyritykset noudattavat toiminnassaan erityisesti kuljettajien ajo- ja lepoaikoja koskevia lakeja ja määräyksiä. Yrityksen on tärkeää valmistautua tarkastukseen hyvin, sillä tarkastuksen sujuva läpivienti voi vaikuttaa merkittävästi yrityksen maineeseen ja toimintaan. Tässä artikkelissa käsittelemme tärkeimmät toimenpiteet, joilla yritykset voivat valmistautua tehokkaasti AVIn tietopyyntöön työsuojelun ajo- ja lepoaikatarkastusta varten. Ajo- ja lepoajoista voit lukea lisää esimerkiksi täältä!

Perehdy tarkastuksen kohteisiin

Ensimmäiseksi on tarpeen ymmärtää, mitä AVIn tietopyyntöön sisältyy. Tässä tapauksessa tarkastus kohdistuu erityisesti yrityksen kuljettajien ajo- ja lepoaikoihin. Lisäksi on hyvä huomioida, että AVI pyytää yritykseltä kuljettajakortti- ja ajopiirturi- eli massamuistitiedostoja. Kuljettajakorttitiedostojen nimet alkavat yleensä kirjaimella C- (card) ja ajopiirturitiedostojen nimet kirjaimella M- (mass memory), ja kumpienkin nimet ja päättyvät tiedostotunnisteeseen: DDD. Nämä tiedostot tulee toimittaa sähköpostitse. Ajopiirturikiekkojen toimitukselle voi olla erilliset ohjeet.

Valmistaudu etukäteen ja hyödynnä Idha Online -palvelua

AVIn tarkastukseen kannattaa valmistautua jo hyvissä ajoin etukäteen. Idha Online -analyysityökalu tarjoaa siihen erinomaisen tilaisuuden. Idha Online-palvelun avulla voit ennen AVIn tarkastusta tarkastella esimerkiksi kaikkia lepoaikarikkeitä ja pyytää kuljettajilta kuittaukset tai selvitykset rikkeisiin. Paras dokumentaatio toki on viralliset tulosteet ja niihin tehtävät merkinnät, koska nämä ovat Suomen lainsäädännön mukaisia virallisia asiakirjoja myös tarkastajien suuntaan.

Idha Online -palvelussa voit myös tarkastaa, että kaikkien autojen ja kuljettajien tiedot ovat saatavilla eli tallennettuna aukottomasti tietokantaan. Lisäksi Idha Online-palvelusta saat helposti listat autoista ja kuljettajista toimitettaviksi AVIlle tarkastuksen yhteydessä. Tällä varmistat, että kaikki tarvittavat tiedot ovat valmiina ja helposti saatavilla AVIn tarkastuspäivänä.

Varmista dokumentaation kelvollisuus ja ajantasaisuus

Dokumentaatio on yksi keskeisimmistä AVIn tarkastuksen kohteista. Varmista, että kaikki tarvittavat asiakirjat, kuten työaikakirjanpidot, ajopäiväkirjat, lepoaikarekisterit sekä AVIn pyytämät kuljettajakortti- ja ajopiirturitiedostot, ovat kunnossa ja helposti saatavilla. Ajantasainen ja järjestelmällinen dokumentaatio osoittaa yrityksen sitoutuvan noudattamaan lainsäädäntöä.

Yleisimmät puutteet ajo- ja lepoaikatiedostojen tallennuksessa tulevat silloin, kun kuljettaja ja/tai ajoneuvo poistuu yrityksestä. Yleensä silloin unohdetaan kuljettajakortin tai piirturin viimeinen tallennus ajallaan. Etälataus on tässä loistava palvelu, joka ”pakottaa” latauksiin automaattisesti ajallaan.

Toinen tilanne, jossa syntyy monesti aukkoja tallennuksien tietokantaan on se, kun kuljettajakortti vanhenee. On tärkeää tiedostaa, että kuljettajakortti voidaan kopioida manuaalisesti vielä sen jälkeen, kun se on erääntynyt ja piirturi ei enää korttia huoli. Etälatauspalvelu tulee olla ajastettu niin, että viimeinen tallennus kortilta tapahtuu mahdollisimman lähellä kortin erääntymistä. Yleensä viimeinen vuorokausi ennen kortin erääntymistä onnistutaan lataamaan talteen vain erillisellä latauspainikkeella tai manuaalisella tallennuslaitteella.

Auditoinnit ja kuljettajien koulutus

Ennen varsinaista tarkastusta on suositeltavaa tehdä sisäinen auditointi. Sisäisellä auditoinnilla voit tunnistaa mahdolliset puutteet ja korjata ne ajoissa. Sisäinen auditointi voi käsittää esimerkiksi työaikojen ja lepoaikojen kirjaamisen tarkastelua sekä ajopäiväkirjojen ja pyydettyjen tiedostojen läpikäyntiä.

On myös suositeltavaa, että kuljettajat on perehdytetty kuljetusyrityksen sisäisiin toimintatapoihin asiakirjojen kirjauksen osalta liittyen ajo- ja lepoaikatietoihin. Esimerkiksi, jos kuljettaja joutuu rikkomaan ajo- ja lepoaikoja poikkeustilanteen takia, niin olisi hyvä, että kuljettaja luo asiakirjan (tuloste digipiirturilta manuaalisella kirjauksella) ja tämä tallennetaan talteen tulevia tarkastuksia silmällä pitäen. Digipiirturilta otettava tuloste on viranomaisten ja lainsäädännön mukaan virallinen asiakirja, mikäli se otetaan UTC-ajassa ja varmennetaan omalla allekirjoituksella.

Seuraa ohjeita ja toteuta korjaavat toimenpiteet 

Tarkastuksen perusteella saatetaan antaa kehotuksia ja toimintaohjeita korjaavista toimenpiteistä. On tärkeää seurata sellaisia ohjeita tarkasti ja toteuttaa tarvittavat toimenpiteet viipymättä. Näin varmistetaan, että mahdolliset puutteet korjataan ja että yritys toimii jatkossa lakien ja määräysten mukaisesti. 

Ajopiirturikiekkojen toimitus 

Ajopiirturikiekkojen toimitus AVIlle voidaan toteuttaa kätevästi paperimuodossa. Voit lähettää kiekot esimerkiksi diagrammalevyjen säilytyskotelossa, jonka voit ostaa verkkokaupastamme.

Etälatauspalvelu ja tietojen lähetys AVIlle

Suosittelemme käyttöösi etälatauspalveluamme. Sen avulla voit varmistaa kaikkien tarkastukseen tarvittavien tietojen olevan tallessa ja helposti saatavilla. Etälatauspalveluun sisältyy myös tietojen lähettäminen AVIlle. Piirla Oy:n asiakkaana voit ilmoittaa AVIn tietopyynnöstä meille, jolloin me lähetämme tiedot tarkastajalle. Näin sinun ei tarvitse huolehtia tietojen tallennuksesta, sillä palvelumme huolehtii siitä puolestasi ja vapauttaa sinut keskittymään muuhun työhösi.

Etälatauspalvelussamme on mahdollista lähettää manuaalisia tallennuspyyntöjä takautuvasti, mikäli jostain syystä alkuperäinen lataus ei olisi onnistunut. Näin tiedostot saadaan aukottomasti talteen. Markkinalla on myös järjestelmiä, joissa takautuva lataus ei onnistu ja tällaisessa tilanteessa yrityksen pitäisi käytättää ajoneuvot DB-korjaamolla erillisessä manuaalisessa tallennuksesta, josta aiheutuu ylimääräistä vaivaa ja kustannuksia.

Yhteenveto 

Valmistautuminen AVIn tietopyyntöön työsuojelun ajo- ja lepoaikatarkastusta varten vaatii huolellisuutta ja järjestelmällisyyttä. Perehtyminen tarkastuksen kohteisiin, dokumentaation asianmukaisuuden varmistaminen, sisäinen auditointi ja korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen ovat keskeisiä toimenpiteitä, joiden avulla yritys selviytyy tarkastuksesta menestyksekkäästi. Idha Online-analyysillä voit tehostaa valmistautumista entisestään ja varmistaa kaikkien tarvittavien tietojen olevan käden ulottuvilla.

AVIn tarkastukset ovat olennainen osa yritysten valvontaa, ja niihin valmistautuminen osoittaa yrityksen sitoutumista lainsäädännön noudattamiseen ja toimintansa jatkuvaan parantamiseen. Hyvin hoidettu tarkastus voi myös parantaa yrityksen mainetta sidosryhmien keskuudessa ja kasvattaa sidosryhmien luottamusta yritykseen.