Tietosuojaseloste Piirla Oy

1. Yleistä

Piirla Oy (jäljempänä ”Yhtiö”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme asiakassuhteeseen ja potentiaaliseen asiakassuhteeseen liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja keräämme sekä miten niitä käsittelemme. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Piirla Oy
Hopeakatu 4
70200 Kuopio

Tietosuojavastaava ja rekisterinpitäjän yhteyshenkilö:

Harri Salmi
p. +35810 23538 71
harri.salmi@piirla.fi

3. Rekisteröidyt

Käsittelemme rekisterissä asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme ja heidän edustajien henkilötietoja.

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Tietoja käytetään asiakassuhteen ja sopimussuhteen hoitamiseen ja analysointiin, suoramarkkinointiin ja luotonvalvontaan sekä yrityksen liiketoiminnan ja tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen ja myynninedistämiseen. Ajopiirturitarkastustietojen säilytys on lakisääteistä, tietoja säilytetään kaksi vuotta ja säilytys perustuu valtioneuvoston asetukseen 1247/2002.

Henkilötietoja käsitellään sopimussuhteen tai asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan antaman suostumuksen perusteella.

5. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Rekisteriin keräämme sopimussuhteeseen perustuen:

Asiakkaan tiedot

• Yksityishenkilön nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Yrityksen nimi, y-tunnus, osoite, yhteyshenkilöiden nimi-, puhelinnumero- ja sähköpostiosoitetiedot
  • Yrityksen työntekijöiden/kuljettajien osalta ajopiirturitiedot  ja kuljettajakorttitiedot
    • Asetuksen (EU) 2016/799 mukaisia tiedostoja ei tallenneta, analysoida, välitetä tai avata ilman asiakkaan kirjallista suostumusta.
• Vuokra-asiakkaiden osalta lisäksi henkilötunnukset
• Verkkokaupan rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja salasana
• Asiakkaan työntekijänä toimivien asentajien nimet ja allekirjoitukset
• Asiakkuuden ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, esimerkiksi tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit sähköpostitse
• Asiakassuhteen laskutus- ja perintätietoja
• Asiakaspalvelutapahtumat

Mikäli asiakassuhde perustuu Piirla Oy:n omistaman ohjelmiston käyttöön, kerää ohjelmisto lisäksi loppuasiakkaista seuraavia tietoja

• Yrityksen/Asiakkaan nimi ja sähköposti.
• Ajoneuvojen rekisterinumerot
• Ajotiedot sijaintietoineen ajoneuvojen digitiedostoista
• tiedot ajopiirturin asennuksesta, säädöistä, korjauksista ja tarkastuksista säilytetään valtioneuvoston asetuksen 1247/2002 mukaisesti

Näitä loppuasiakkaiden tietoja Piirla Oy ei käsittele.

Potentiaalisista asiakkaista keräämme seuraavia tietoja:

Yhteystiedot

• nimi
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero

Lisäksi keräämme:

• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• tiedot uutiskirjeen tilaamisesta

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan säännönmukaisesti:

• asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
• asiakkaalta itseltään verkkokaupan tilauslomakkeen kautta
• potentiaaliselta asiakkaalta verkossa olevien yhteydenottolomakkeiden kautta
• asiakaspalvelukontaktien (sähköpostiviestien, puhelinkeskustelujen) välityksellä
• markkinointitilaisuuksista esim. messuilta kerättyjen yhteystietojen perusteella
• analysointiohjelmien välityksellä ja lataamalla tai etälataamalla asiakkaiden digitiedostoja ajopiirtureilta ja kuljettajakorteilta
• ostamalla kolmansilta osapuolilta, pääasiassa markkinointilähteistä, yhteystietoja asiakkuus- ja myyntitarkoituksiin

7. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme. Tällöin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Piirla Oy:n ulkopuolelle. 

Olemme varmistaneet, että kaikki henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

Bitwise https://bitwise.fi/tietosuojaseloste/

Assently https://assently.com/privacy-policy/

MailChimp https://mailchimp.com/legal/privacy/

Lemonsoft https://www.lemonsoft.fi/tietosuojaseloste/

SurveyMonkey https://fi.surveymonkey.com/mp/legal/privacy/

ZEF https://www.zef.fi/fi/tietosuoja-ja-kayttoehdot

Futuriot https://futuriot.com/fi/tietosuojaseloste/

Microsoft PowerBi https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacystatement

9. Rekisterin suojaus ja henkilötietojen säilytysaika

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Rekisteriä säilytetään pääosin paikallisesti sekä osittain pilvitallennuspalvelussa. Paikallisesti säilytetyt tiedot ovat lukituissa tiloissa ja lukitussa konekaapissa, joihin vain Yhtiön henkilöillä on pääsy. Joitakin sopimuksia säilytetään kirjallisesti erillisessä lukitussa kaapissa, johon on pääsy vain valituilla Yhtiön henkilöillä.  Pilvitallennuspalvelu on suojattu salasanoin ja tietoturva-alan yleisesti hyväksyttävillä keinoilla. Sekä paikallinen että pilvitallennus on suojattu vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelyltä. Vain Yhtiön työntekijöillä on pääsy pilvitallennuspalveluun ja vain tietyillä Yhtiön valtuuttamilla työntekijöillä on pääsy rekisteriin tallennettuihin henkilötunnustietoihin.

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme säännöllisesti asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietojasi voidaan säilyttää tässä määriteltyä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai sopimusvelvoitteemme kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle muutoin kuin uutiskirjeviestintään sekä tapahtumiemme ilmoittautumiseen käyttämämme yhdysvaltalaisen MailChimp-sähköpostipalvelun kautta. Tällöin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla, sillä MailChimp-palvelun toimittaja on liittynyt EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan (https://www.privacyshield.gov/list), jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Lisäksi sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin, kuin henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
• saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen tai antamasi suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista; ja
• vaatia henkilötietojesi poistamista.

Sinun tulee lähettää oikeuksiasi koskevat pyynnöt joko kirjallisena tai sähköpostitse tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä.

Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. Ajopiirturitarkastustietojen säilytys on lakisääteistä, tietoja säilytetään kaksi vuotta ja säilytys perustuu valtioneuvoston asetukseen 1247/2002.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Evästeet ja käyttäjän seuranta

Käytämme Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin joita kerätään esim. Chat interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag seurantaa joka teknisesti eroaa keksipohjaisesta seurannasta, mutta johon pätee samat lainalaisuudet kuin evästeisiin. Tarkista Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytäntö (https://leadoo.com/privacy-policy/) tietääksesi enemmän siitä mitä järjestelmässä seurataan. GDPR mielessä me toimimme kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina. Mikäli et halua että sinua seurataan voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja siitä miten Leadoo toimii tarkista https://leadoo.com/privacy-policy-processor/

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pyrimme jatkuvasti kehittämään palvelujamme ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla. Lue tietosuojaselosteemme aika ajoin, niin saat ajantasaista tietoa ajankohtaisista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 18.3.2021.